Правила деловой переписки в мессенджерах: как выстроить эффективную коммуникацию с клиентами
Увеличение количества клиентов напрямую влияет на затраты времени, которое отводится на договорённости о встрече, уточнения, согласования и другие организационные вопросы. Общение с потенциальными получателями услуг начинает занимать уже не минуты, а часы в течение дня. На фоне плотной загрузки многие практикующие специалисты не только испытывают неудобства от обилия обращений, но и теряют способность правильно вести деловую переписку.
Чтобы избежать ошибок в общении с клиентами через мессенджеры, целесообразно автоматизировать этот процесс. В этом помогают специализированные сервисы онлайн-записи, чат-боты, автоответчики. Эти цифровые средства не только предоставляют клиентам возможность круглосуточной записи на встречу или приём, но и освобождают от необходимости отвечать на обращения в неудобное время (вечером, ночью, в выходные дни или во время работы с другими клиентами). Подробнее о пользе сервисов онлайн-записи для коммуникаций с клиентами: https://fasti.me/etiket-obshcheniya-s-klientami.
Правила делового общения в мессенджере
Чтобы максимально повысить эффективность взаимодействия с потенциальными и текущими клиентами, необходимо соблюдать правила этикета общения.
- Обозначить в своём профиле установленные часы ответов на сообщения. Дать ссылку на круглосуточный канал онлайн-записи.
- Не злоупотреблять голосовыми сообщениями. При острой необходимости именно такой формы коммуникации предварительно спрашивать, удобно ли это собеседнику.
- Формулировать одну мысль в одном сообщении, не перегружать текст группой разных вопросов.
- Использовать эмодзи в умеренном количестве, не более двух на одно сообщение. Не злоупотреблять мемами и стикерами.
- Формулировать фразы максимально кратко и ёмко. При решении сложных вопросов разбивать их на пункты.
- Использовать автоматические ответы и приветствия в нерабочие часы.
- Тон общения должен быть деловым, без панибратства и обсуждения вещей, не относящихся к сути вопроса.
Каждый потенциальный клиент, отправляя сообщение, ожидает реакции. Если на сообщение долго нет ответа, человек ищет другие ресурсы с быстрыми откликами на запрос. Поэтому нельзя оставлять сообщения без ответа. В случае, когда требуется время на обработку запроса и подготовку информации для подробного ответа, удобна мгновенная отправка сообщения с указанием сроков ответа.
